Archiwizacja czy anonimizacja

W dokumentach które należy zarchiwizować zgodnie z przepisami archiwalnymi są dane których cel przetwarzania się skończył (nr telefonu, adres e-mail). Wg przepisów archiwalnych dokumenty muszą trafić do archiwum kompletne, natomiast wg RODO dane których cel przetwarzania się skończył należy usunąć bądź zanonimizować. Jak pogodzić te dwa wymogi?

Dane można dalej przetwarzać do celów archiwalnych

Obowiązkiem administratora danych osobowych jest ich przetwarzanie w oparciu o przepisy rozporządzenia RODO, oraz na podstawie krajowych regulacji szczególnych, które rozproszone są w licznych aktach prawnych – w tym przykładowo w prawie pracy. Zgodnie z generalną zasadą dane osobowe powinny być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą, zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 RODO za niezgodne z pierwotnymi celami. Problem w tym, że przepisy RODO nie definiują czym jest „dalsze przetwarzanie danych do celów archiwalnych w interesie publicznym”. W braku szczegółowych wskazań nie można wykluczyć, że chodzi tutaj o narodowy zasób archiwalny - służący nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli. Dla porządku należy wskazać, że narodowy zasób archiwalny w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych dzieli się na państwowy zasób archiwalny oraz niepaństwowy zasób archiwalny.

Usunięcie danych ze zarchiwizowanych dokumentów

W praktyce administratorzy danych mogą mieć wątpliwości, czy wraz z przekazywaniem dokumentacji do archiwum niezbędne jest usunięcie danych osobowych, które zostały wcześniej zebrane i były przetwarzane w ściśle określonym celu. Odnosząc się do powyższej wątpliwości należy w pierwszej kolejności wskazać, że przepisy nie rozstrzygają bezpośrednio poruszanego dylematu. Zakładając jednak, że dokumentacja o której mowa w pytaniu będzie przetwarzana w celach archiwalnych w interesie publicznym można uznać, że nie powinna być ona anonimizowana przed przekazaniem do archiwum. Celem archiwizowania dokumentacji jest jej przechowywanie w określonych warunkach, w tym w stanie określonej kompletności i zupełności. Dane osobowe zawarte w dokumentacji przekazywanej do archiwum stanowią jej integralną część - podobnie jak pozostałe znajdujące się w nich treści.

Anonimizację można pogodzić z archiwizacją

Jest rzeczą zrozumiałą, że przykładowo ustanie stosunku pracy powoduje ustanie celu przetwarzania danych osobowych bezpośrednio na potrzeby relacji jaką jest stosunek pracy - jednak pracownik udostępniając dane osobowe pracodawcy powinien mieć świadomość, iż obowiązkiem zatrudniającego jest nie tylko bieżące prowadzenie ale i przechowywanie dokumentacji pracowniczej - nie do momentu ustania stosunku pracy a przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł – chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Tym samym pracownik udostępniając dane osobowe zarówno na etapie poprzedzającym zatrudnienie, jak również po nawiązaniu stosunku pracy musi mieć świadomość, że obowiązkiem prawnym pracodawcy jako administratora danych jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej wiele lat po ustaniu zatrudnienia - dokumentacji odnoszącej się do konkretnego zindywidualizowanego pracownika (czyli nie zanonimizowanej) w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nie można uznać, iż anonimizacja danych daje się pogodzić z wymogiem przechowywania dokumentacji z zachowaniem zasady kompletności.

Podstawa prawna:

l Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040) – art 94,

l Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1) – art. 4 – 7, art. 89,

l Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2019 r. poz. 553) – art 1, 2.

Sebastian Kryczka
prawnik, ekspert portalu PoradyODO.pl

Materiał sponsorowany