Czym jest VDR (Virtual Data Room)?

Od pewnego czasu coraz częściej możemy natknąć się na pojęcie Virtual Data Room. Niektórym nie mówi ono kompletnie nic, innym natomiast kojarzy się wyłącznie z fuzjami firm i wielkimi przyjęciami na miarę amerykańskich koncernów, które wykorzystują to narzędzie. Przyjrzyjmy się nieco bliżej temu, czym jest i z czym się wiąże VDR.

Rzeczywiście, kiedy zaczęły pojawiać się rozwiązania tego typu, wykorzystywano je w zasadzie wyłącznie przy transakcjach wielkich firm, na przykład przy wspomnianych fuzjach. Jednak obecnie, kiedy zaawansowane technologie wkradły się do wszystkich dziedzin biznesu niezależnie od wielkości firmy i już odchodzi się od przekazywania czy archiwizowania dokumentów w wersji papierowej, VDR staje się znacznie powszechniejszy.

VDR – co to takiego?

Pod pojęciem Virtual Data Room kryje się nic innego, jak elektroniczne repozytorium dokumentów. Dawniej przechowywano dokumenty w wersji papierowej, w tradycyjnych repozytoriach z szafami i segregatorami. Teraz dokumenty archiwizujemy w wersji elektronicznej, o czym było już wspomniane wyżej. Możemy je umieszczać w chmurze, na dysku zewnętrznym, płycie. Jednak jeśli nie chcemy, by się zgubiły, nikt niepowołany nie miał do nich dostępu, a przy tym chcemy mieć pełną kontrolę nad tym, co się dzieje z naszymi plikami, zainwestujmy właśnie w Virtual Data Room. Co jest takiego w tej propozycji, że jest lepsza niż wcześniej wymienione?

Bezpieczeństwo na najwyższym poziomie

Wszystkie poufne dokumenty powinny być pilnie strzeżone, a właśnie to zapewnia VDR. System jest pełen zabezpieczeń i nikt, kogo nie jest do tego upoważnimy, nie będzie miał wglądu do tego, co znajduje się wewnątrz. Przede wszystkim komunikacja jest szyfrowana w taki sam sposób, jak to odbywa się w bankowości elektronicznej. Mamy do czynienia m.in. z bezpiecznymi hasłami, koniecznością ich zmiany co pewien czas, są też kody SMS i, przede wszystkim, nieobecne nigdzie indziej funkcje służące ochronie dokumentów i nadzorowi ruchu w systemie.

Z Virtual Data Room mogą korzystać tylko te osoby, które do tego upoważnimy. Mało tego: różne ososby mogą mieć inne uprawnienia, więc to my decydujemy, do jakich plików mają dostęp i jakie mogą wykonać operacje – np. podglądu, zapisu czy wydruku dokumentu. Pozwala to na precyzyjne ustalenie hierarchii i zarządzanie obiegiem informacji wewnątrz firmy czy w komunikacji z klientem. Możemy także generować raporty, w których jasno jest przedstawione, kto i kiedy wyświetlał bądź edytował konkretny dokument. To daje pełną kontrolę nad tym, co dzieje się z plikami w VDR.

Kiedy VDR się przydaje?

W Virtual Data Room możemy umieścić różnego rodzaju dokumenty jawne i poufne, które są istotne dla działalności firmy. Mogą dotyczyć sytuacji prawnej, finansowej, kadrowej itd. W dalszym ciągu korzysta się z tego podczas przejęć i fuzji, ale takie rozwiązanie przyda się też podczas kontaktu z inwestorami, albo w trakcie realizacji pojedynczego projektu, w który angażują się podmioty zewnętrzne. Jest to również nieocenione podczas wykonywania audytów. Obecnie z narzędzia szeroko korzystają firmy z branży energetycznej, biotechnologicznej, budowlanej, kancelarie prawne i podatkowe, i wiele innych.

Ale dzięki niemu mamy nie tylko kontrolę nad tym, kto i kiedy wyświetla dokumenty. Dawniej konieczne byłoby osobiste spotkanie z klientem, audytorem czy inwestorem, co wydłużało cały proces, zwłaszcza w sytuacji kiedy podmiot zewnętrzny pochodzi z innego kraju. Z VDR można korzystać przez całą dobę i z dowolnego miejsca na świecie, więc jest to ogromna wygoda i oszczędność czasu i kosztów dla firmy. Negocjacje mogą odbywać się równolegle, komunikacja jest ekspresowa, a to wszystko przekłada się na efektywność i wydajność.

Dowiedz się więcej na https://fordata.pl/

Materiał sponsorowany