Jak napisać wezwanie do zapłaty faktury?

Nieopłacenie faktury może mieć charakter incydentalny lub trwały. O ile spóźnienie się z płatnością kilka dni zwykle nie jest aż tak dotkliwe, to niekiedy konieczne jest napisanie wezwania do zapłaty faktury. Brak odpowiedzi na wezwania do opłacenia faktury budzi wiele wątpliwości. Wyjaśniamy kiedy warto napisać wezwanie, jak wygląda wzór takiego dokumentu i dlaczego warto korzystać z nowoczesnego sposobu fakturowania.

Czym jest wezwanie do zapłaty faktury?

Wezwanie do zapłaty jest dokumentem, które kieruje się do dłużnika. Celem pisma jest ponaglenie do zapłaty i odzyskanie należności. Wezwanie uznaje się za pierwszy krok na drodze oficjalnej drogi do odzyskania pieniędzy. Wielu przedsiębiorców i osób prywatnych reguluje swoje należności po odebraniu takiego dokumentu. Zdarza się jednak, że konieczne jest wejście na drogę sądową.

Kiedy należy wystawić wezwanie do zapłaty?

Polskie prawo pozostawia przedsiębiorcom dowolność w tym, kiedy najlepiej wysłać wezwanie do zapłaty. Oznacza to, że jest to kwestia indywidualna. Zwykle jednak brak zapłaty za fakturę w określonym terminie powoduje, że wielu przedsiębiorców niezwłocznie po upłynięciu terminu podejmuje odpowiednie kroki. Przypomnienie o konieczności zapłaty za fakturę często pomaga i można spodziewać się szybkiego uregulowania należności. Jeśli dłużnik nie zamierza uregulować spłaty, konieczne jest skierowanie sprawy do windykacji lub na drogę sądową.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Brak odpowiedzi od dłużnika może rodzić przypuszczenia o próbę oszustwa. Praktyka pokazuje, że szybka weryfikacja takiego stanu rzeczy jest możliwa poprzez wysłanie wezwania do zapłaty faktury. Wejście na drogę prawną i wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty wynika z Kodeksu Postępowania Cywilnego. Zgodnie z nim, przed wejściem na ścieżkę prawną i złożeniem pozwu w sądzie konieczne jest podjęcie próby polubownego rozwiązania sporu. Przedsądowe wezwanie do zapłaty faktury jest więc dowodem na to, że podjęło się takie kroki.

Wezwanie do zapłaty faktury - wzór

Pismo, jakim jest wezwanie do zapłaty faktury, nie ma jednego ustalonego wzoru. Nie oznacza to jednak, że jest dokumentem o dowolnej formie. Przede wszystkim wezwanie do zapłaty faktury musi być napisane oficjalnie i zawierać treść, która informuje dłużnika o konieczności uregulowania należności. Niekiedy w piśmie dodaje się także informacje o tym, co stanie się, jeśli płatność nie zostanie uregulowana.

W wezwaniu do zapłaty powinny znaleźć się:

• data i miejsce,

• dane wierzyciela (adres, inne dane kontaktowe),

  Reklama

• dane dłużnika (imię, nazwisko, ewentualnie nazwa, adres),

• wyjaśnienie powodu wysłania pisma, uwzględniające umowy lub faktury, z których się nie wywiązano (nr faktury, data wystawienia, termin spłaty),

• podstawa prawna wysyłanego pisma i żądań,

• kwota długu,

• termin spłaty długu,

• nr rachunku bankowego, na który wpłacić pieniądze,

• czytelny podpis,

• wskazanie konsekwencji niedokonania spłaty, czyli np. powiększenie kwoty o odsetki, wpis do Biura Informacji Gospodarczej,

• informacje o podjętych krokach prawnych, jakie zostaną podjęte, jeśli zapłata nie dotrze w określonym terminie.

  Reklama

Wezwanie do zapłaty faktury a wygląd dokumentu

Wezwanie do zapłaty jako pismo oficjalne oprócz wskazanych wyżej informacji powinno mieć też oficjalny wygląd. Dokument można stworzyć w każdym programie do edycji tekstu. Z pomocą przychodzi także polecany przez nas program do fakturowania online – Melpe, który zawiera proste szablony do tworzenia różnych dokumentów, w tym wezwania do zapłaty faktury. Okienka z krótkimi informacjami, co należy wypełnić w danym polu, znacząco ułatwiają proces pisania pisma. Co więcej, gwarantują, że będzie wyglądało czytelnie i profesjonalnie.

Jak dostarczyć wezwanie do zapłaty?

Wysłanie pisma z informacją o konieczności uregulowania spłaty powinno odbyć się drogą oficjalną. Przyjmuje się, że wezwanie do zapłaty faktury najlepiej wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu otrzymuje się potwierdzenie nadania i odebrania, które poświadcza o tym, że taki dokument został wysłany przez osobę domagającą się spłaty i odebrany przez dłużnika. Zaleca się zatrzymanie poświadczeń i przechowywanie do czasu wyjaśnienia sytuacji, czyli spłaty należności przez dłużnika. Jeśli dłużnik nie odbierze listu dwukrotnie ani poprzez pozostawione awizo, list wraca do nadawcy. Adnotacja na liście o podwójnym awizowaniu także jest korzystna dla wierzyciela, ponieważ świadczy o domniemaniu dostarczenia wezwania do zapłaty.

Jak w takiej sytuacji może pomóc program do wystawiania faktur online?

Kontrola rachunkowości z pomocą programów do faktur online to najlepszy sposób na rozliczanie się z kontrahentami, kontrolę statusów płatności i windykację. Programy umożliwiające wystawianie faktur online i jednocześnie śledzące płatność pozwalają na łatwe zarządzanie dokumentami i płatnościami. Wystawianie faktur online to forma nowoczesnej rachunkowości, dzięki której stale jest się na bieżąco. Z dowolnego miejsca i o dowolnej porze łatwo odnaleźć faktury, a także sprawdzić ich status.

Przegląd rozliczonych i nierozliczonych dokumentów na czytelnych interfejsach zapewnia też większą swobodę i łatwość niż w przypadku wersji papierowych. Wystawianie faktur online ma wiele zalet, wśród których nie brakuje opcji związanych z rozliczeniami. Dobre programy do fakturowania umożliwiają między innymi opcję wysyłania wiadomości e-mail o zaległych płatnościach, które są generowanie automatycznie na podstawie ustalonej liczny dni. Dzięki temu łatwo mieć kontrolę nad wszystkimi płatnościami.

Materiał Partnera