Jak przebiega proces rejestracji w KSeF dla przedsiębiorców i jakie są kroki niezbędne do rozpoczęcia korzystania z systemu?

Krajowy System e-Faktur to innowacyjne rozwiązanie, którego używanie ma być docelowo obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Już teraz możliwe jest jednak zalogowanie się w KSeFie i wykorzystywanie zapewnianych przez niego benefitów. W poniższym poradniku opisujemy cały proces aktywacji konta i wyjaśniamy, dlaczego warto jak najszybciej zdecydować się na rejestrację w systemie i jego integrację z odpowiednim oprogramowaniem dla firm.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to wspierający cyfryzację przedsiębiorstw system, który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Choć obowiązek korzystania z tego narzędzia został przesunięty z 1 lipca 2024 roku na późniejszy termin, to i tak wszystkie firmy, którym zależy na utrzymaniu wysokiej efektywności procesów biznesowych, powinny już teraz dostosować się do nadchodzących zmian. Zgodnie z najnowszym stanowiskiem Ministerstwa Finansów obligatoryjny KSeF zostanie wdrożony 1 lutego 2026 roku dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym wynosiła więcej niż 200 milionów zł oraz 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorstw. Procesu rejestracji w systemie nie warto więc odkładać na później.

Zanim rozpoczniemy przygotowania do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, należy zapoznać się z jego wymaganiami. Przede wszystkim warto wyjaśnić, że obowiązek używania KSeFu miał dotyczyć zarówno czynnych podatników VAT (od lipca 2024 roku), jak i podatników podmiotowo i przedmiotowo zwolnionych z VAT w zakresie wystawiania faktur (od stycznia 2025 roku). Na zmiany powinny więc być gotowe wszystkie firmy.

Aby móc optymalnie przygotować się do obowiązku używania Krajowego Systemu e-Faktur, należy także zdecydować, w jaki sposób nasza firma będzie korzystała z KSeFu. Możliwe jest bowiem zarówno wybranie przygotowanych przez Ministerstwo Finansów darmowych narzędzi, jak i integracja z profesjonalnym oprogramowaniem księgowym, systemami ERP czy też CRM.

Warto jednak wiedzieć, że w przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw, wykorzystanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów finansowych takiego jak LOGITO jest w stanie w ogromnym stopniu zoptymalizować proces obiegu faktur – od ich otrzymania, poprzez ich przepływ w organizacji, aż po przesłanie do KSeFu. Odpowiednie oprogramowanie będzie więc niemal konieczne, by takie firmy mogły dostosować się do obligatoryjnego KSeFu bez straty efektywności.

Gdy znamy już podstawowe wymagania związane z Krajowym Systemem e-Faktur, możemy rozpocząć przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do rozpoczęcia korzystania z tego narzędzia. Należy jednak wiedzieć, że warunki odnoszące się do jednoosobowych działalności gospodarczych różnią się od tych, które stawiane są spółkom i innym podmiotom. Zanim przystąpimy do procesu rejestracji, warto więc poznać właściwe dla naszego typu organizacji procedury dotyczące uwierzytelniania.

W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi, proces rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur nie wiąże się zwykle z żadnymi komplikacjami. Pierwotne uprawnienia są im bowiem przypisywane automatycznie. Aby rozpocząć korzystanie z tego narzędzia, wystarczy przejść autoryzację z użyciem profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Istnieją jednak szczególne sytuacje, w których niezbędne jest podjęcie innych działań. Dotyczy to głównie przypadków, w których podatnik posiada elektroniczny podpis kwalifikowany niezawierający w sobie numeru NIP i PESEL. Co należy wtedy zrobić? Taka osoba będzie mogła zgłosić odcisk palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA. Będzie to skutkowało przypisaniem podpisu do danego podatnika.

Zakres działań niezbędnych do rejestracji w KSeF dla podatnika niebędącego osobą fizyczną zależny jest przede wszystkim od tego, czy posiada on elektroniczną pieczęć kwalifikowaną, która zawiera numer NIP. W sytuacji, kiedy podatnik dysponuje taką pieczęcią, nie jest konieczne dokonywanie zgłoszenia w urzędzie skarbowym. Możliwe jest bowiem wtedy korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich.

Co natomiast w sytuacji, kiedy podatnik niebędący osobą fizyczną nie posiada pieczęci kwalifikowanej zawierającej numer NIP? W takim przypadku niezbędne jest wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zrobić można to za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA. Co ważne, wskazana osoba zyska także możliwość nadawania uprawnień KSeF drogą elektroniczną.

Kiedy osoba fizyczna lub podatnik niebędący osobą fizyczną spełni już warunki konieczne do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, możliwa będzie rejestracja i zalogowanie się na utworzone konto. W tym celu trzeba będzie wejść na stronę internetową KSeFu, która dostępna jest pod adresem: https://ksef.mf.gov.pl/web/login. Następnie należy przejść przez kolejne kroki procesu.

Wybór kontekstu logowania do KSeF

W pierwszej kolejności zostaniemy poproszeni o wprowadzenie kontekstu logowania. Możliwe będzie tu wybranie jednego z dwóch dostępnych typów identyfikatora: numeru NIP lub identyfikatora wewnętrznego, który jest przypisany do danego oddziału lub innej jednostki (składa się on z identyfikatora NIP oraz pięciu dodatkowych cyfr). Po wprowadzeniu właściwych danych będziemy mogli zaakceptować je przyciskiem „Uwierzytelnij”.

Wybór sposobu logowania do KSeF

Następnym krokiem omawianego procesu będzie wskazanie sposobu logowania. Tutaj również możliwe jest wybranie jednego z dwóch wariantów: profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego, czyli podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Jeśli zdecydujemy się na pierwszą opcję, konieczne będzie wprowadzenie naszych danych logowania do profilu lub też zalogowanie się za pomocą bankowości elektronicznej. Ostatnim krokiem będzie podpisanie dokumentu za pomocą profilu zaufanego.

Gdy przejdziemy już przez cały proces rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur, możliwe będzie zweryfikowanie danych i korzystanie z funkcjonalności zapewnianych przez to narzędzie. Podatnik będzie mógł więc wystawiać, przeglądać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Aby jednak firma mogła skutecznie wykorzystywać potencjał tego rozwiązania, niezbędne będzie jeszcze odpowiednie dopasowanie go do potrzeb organizacji.

Niezwykle ważną czynnością, dzięki której możliwe będzie wygodne i bezpieczne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, jest z pewnością nadanie uprawnień odpowiednim osobom. Proces ten powinien być najpierw dokładnie zaplanowany. Możliwe jest bowiem wyznaczenie dla konkretnej osoby lub jednostki ról, które pozwalają na przykład na:

• nadawanie uprawnień do korzystania z systemu KSeF oraz odbieranie i zmienianie istniejących już uprawnień,

• wystawianie faktur,

• przeglądanie faktur,

• samofakturowanie.

Poza wyznaczeniem ról i uprawnień konieczne będzie także dostosowanie sposobu działania KSeFu do potrzeb organizacji. Sam system nie zapewnia bowiem wszystkich funkcjonalności niezbędnych do optymalnego działania procesów biznesowych w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Firmy, które korzystają już z odpowiedniego oprogramowania powinny zdecydować się na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.

Jak przebiega integracja z Krajowym Systemem e-Faktur?

Na początku musimy dowiedzieć się, czy używany przez nas program jest już dostosowany do Krajowego Systemu e-Faktur. Jeżeli zapewnia on już możliwość integracji, konieczne będzie wygenerowanie tokenu w KSeF i wprowadzenie go w używanym przez nas systemie. Pozwoli to na importowanie i eksportowanie faktur, co znacznie ułatwi realizację procesów firmowych.

Co jednak w sytuacji, gdy firma nie używa żadnego programu finansowo-księgowego lub wykorzystywane oprogramowanie nie pozwala na integrację z KSeF?

W takim przypadku warto rozważyć wdrożenie profesjonalnego systemu, takiego jak LOGITO. Umożliwia on łatwe zintegrowanie z Krajowym Systemem e-Faktur oraz zapewnia wiele dodatkowych funkcjonalności, które pozwolą zoptymalizować liczne procesy biznesowe oraz pozytywnie wpłyną na efektywność przedsiębiorstwa.

Omawiając proces aktywacji konta KSeF, zaznaczyliśmy, że jedną z dostępnych opcji rejestracji jest wykorzystanie certyfikatu kwalifikowanego. Warto więc dowiedzieć się, w jaki sposób można uzyskać wspomniany podpis elektroniczny, który ułatwi nam korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur oraz załatwianie wielu innych spraw urzędowych.

Certyfikat podpisu elektronicznego to nowoczesne rozwiązanie, które coraz chętniej wykorzystywane jest przez przedsiębiorców. Zawiera on zaszyfrowane dane dotyczące tożsamości jego użytkownika, przez co umożliwia on identyfikację danej osoby oraz zatwierdzanie dokumentów. Aby go uzyskać, musimy skorzystać z usług jednego z kwalifikowanych dostawców. Proces otrzymania podpisu rozpoczyna się zwykle dokonaniem opłaty i podpisaniem umowy. Następnym krokiem jest przedstawienie dowodu tożsamości i jego weryfikacja. Gdy już to zrobimy, będziemy mogli pobrać odpowiednie oprogramowanie i korzystać z podpisu.

Bez względu na to czy do aktywacji konta w Krajowym Systemie e-Faktur wykorzystamy certyfikat podpisu elektronicznego, czy też inną metodę logowania, będziemy mogli w równie wygodny sposób używać tego optymalizującego procesy narzędzia. Średnie i duże przedsiębiorstwa chcące jak najlepiej dopasować się do zmieniających się realiów i wykorzystywać wszystkie benefity cyfryzacji powinny rozważyć jak najszybszą rejestrację w KSeF i integrację tego systemu z wykorzystywanym oprogramowaniem finansowo-księgowym. Dzięki temu uda się uniknąć konieczności wdrażania niezbędnych zmian w ostatniej chwili, co pozwoli na znacznie lepsze przeszkolenie pracowników z działania systemu, a tym samym na zwiększenie ich efektywności pracy oraz uzyskanie realnej przewagi konkurencyjnej.

 Materiał sponsorowany