Burmistrz odpowiada komisji rewizyjnej

Pismo dotyczy kontroli umów między magistratem, a Złotowskim Korpusem Ekspedycyjnym

Kilka tygodni temu Adam Pulit przygotował obszerną odpowiedź na pytania i wnioski, jakie przed kilkoma tygodniami opracowała komisja rewizyjna Rady Miejskiej Złotowa w odniesieniu do kontroli umów między magistratem, a Złotowskim Korpusem Ekspedycyjnym – w ostatnim czasie pisaliśmy o tym obszernie na łamach Aktualności Lokalnych i portalu. Poniżej publikujemy odpowiedzi, jakie komisji rewizyjnej udzielili w tej sprawie burmistrz i radca prawny urzędu miejskiego.

Odpowiedź burmistrza

Przewodnicząca
Komisji Rewizyjnej
Rady Miejskiej w Złotowie
Pani Mariola Wegner

W odpowiedzi na przedstawiony „Protokół Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Złotowie z przeprowadzonej w dniach 09, 13 lutego oraz 6 marca 2017 r. kontroli w sprawie: Realizacji zadań zleconych przez Radę Miejską w Złotowie, dotyczącą umów: 1) CRU 351.2016 na kwotę 10.450, 00 zł 2) CRU 352.2016 na kwotę 4.250, 00 zł” stwierdzam, co następuje:

Biorąc pod uwagę zapisy protokołu XXV sesji Rady Miejskiej (wypowiedź radnego K. Koronkiewicza) oraz treść przegłosowanego wniosku, podnieść należy, że Komisja Rewizyjna nie odniosła się do postawionych zarzutów (konflikt interesów, wynagrodzenie koordynatora projektu) oraz nie wykazała żadnych uchybień dotyczących umów zawartych przez Burmistrza Miasta Złotowa ze Złotowskim Korpusem Ekspedycyjnym. Zawarte w protokole Komisji pytania/zarzuty dotyczą:

składu komisji oceniającej oferty oraz terminu ogłoszenia konkursu, realizacji projektów (recenzja treści oraz promocja i dystrybucja wydawnictw, ocena tego, co jest, a co nie jest promocją miasta, przekazania Gminie Miasto Złotów praw autorskich oraz wydawnictw w formie elektronicznej), umowy pomiędzy ZKE a Nadleśnictwem Złotów.

Poniżej przedstawiam szczegółowe odpowiedzi dla Komisji Rewizyjnej. Ponieważ w protokole nie sformułowano i nie wskazano zastrzeżeń w sposób wyraźny, zawarte w nim pytania i wątpliwości Komisji przedstawiono w formie cytatów, zachowując oryginalna pisownię i interpunkcję. Dla przejrzystości odpowiedzi pogrupowano fragmenty protokołu odnoszące się do tych samych spraw.

Zarzut/pytanie

1. Oceny ofert pod względem merytorycznym dokonano w dniu 09.09.2016 o godz.8.00. Pod względem formalnym oceny dokonano 02.09.2016r. z dokumentów nie wynika kto tego dokonał.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie

Należy tu zaznaczyć, że Pani Magdalena Wenda jest równocześnie osobą kontrolującą wykonanie w/w zadań co wynika z „Protokołu Kontroli i oceny realizacji zleconych zadań z dnia 28.02.2017r.) (…)

4. Umowy zostały zawarte bez korekt. Czy wpływ miała na to reprezentacja tej samej osoby w:

przyjmowaniu ofert

sprawowanie zastępcy Przewodniczącej Komisji Konkursowej

jako kontrolująca wykonanie w/w zadań.

5. Ogłoszenie konkursu w okresie letnim 18.07.2016r. i składanie ofert do 31.08.2016 r., gdzie jest to okres wakacyjny urlopowy, co ma zdecydowany wpływ na ograniczenie ilości organizacji pozarządowych w przystąpieniu do ogłoszonego konkursu.

6. Skład komisji Konkursowej ograniczono do trzech osób – pracowników Urzędu.

Czy został ogłoszony nabór Komisji Konkursowej dla osób z organizacji pozarządowych. Ogłaszanie konkursu w okresie letnim, może i mieć wpływ na niezauważenie ogłoszenia o konkursie i naborze do komisji.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie

Komisja Konkursowa przyznała 100% dotacji pomimo, że max ilość punktów 52 nie została osiągnięta jak wynika z „Protokołu prac Komisji” – przyznano dla zadania „ Wokół komina-ekspedycja Głomia” pkt 29, a dla zadania „Zielony punkt Kontrolny -Złotów” przy max. Ilości punktów 52 , przyznała pkt 30. Czym się kierowano przyznając 100% dotacji a w proporcji w punktach jest to odpowiednio: 55% i 57%.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie

Sprawozdanie nie jest zgodne z przedłożoną ofertą : w ofercie [„Wokół komina – ekspedycja Głomia”] wykazano KRS 000393689 a w sprawozdaniu z 30.01.2017 jest KRS 301899654 , na co nie zwrócono uwagi i nie odnotowano w protokole z realizacji zadania.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie

Złotowski Korpus Ekspedycyjny w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego ( część I pkt 4 ) poinformował, że wydrukowano 500 szt. przewodnika a część nakładu dostarczono do złotowskich szkół , bibliotek, firm kajakowych. W protokole komisji oceny realizacji zleconych zadań GMZ, brak wzmianki : nie odnotowano kto otrzymał konkretnie przewodniki i w jakiej ilości. (…) Wyprodukowano 500 szt. – 326 szt.= 174 szt. – brak udokumentowania przez ZKE.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie

4. Pozycja „ Promocja przewodnika w mediach „ wykazana w sprawozdaniu ZKE (30.01.2017r) w ilości 40h a realizacja m-c grudzień 2016 też nie zwróciła uwagi kontrolującej. Komisja Rewizyjna stwierdziła ,że brak określenia w jakich mediach , jest tylko ogólne stwierdzenie. Przyjmując ,że m-c grudzień to 31 dni a promocja trwała 40 godzin, jest to dziennie promowanie w mediach przewodnika aż 1 godzinę i 17 minut (czytanie przewodnika przez Komisję Rewizyjną trwało 20 min.)

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie

5. W sprawozdaniu z wykonania zadania z dnia 30.01.2017 złożonym przez ZKE, jak również „protokół kontroli i oceny realizacji” Urzędu Miasta 20.02.2017r. nie wykazano i nie ustosunkowano się do określenia jaka ilość osób brało udział w zadaniu i dla jakiej ilości osób było to przygotowane.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie

Projekt dotyczył „ Promocji Miasta Złotów w formie publikacji” w tym zadaniu miał to spełniać przewodnik , który nie ma nic wspólnego z promocją Miasta. (…) Już na etapie złożenia oferty – i jej weryfikacji- oceny w Urzędzie Miasta Złotów nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy wyznaczonym zadaniem „ Promocja miasta Złotów” a ofertą „przewodnik po rzece Głomii w powiecie złotowskim”.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie:

Komisja Rewizyjna ma pytanie w jakim zakresie była pomoc Pana Burmistrza przy realizacji tego projektu ?

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie:

Komisja Rewizyjna wobec ograniczeń dostępu do wszystkich dokumentów mogła tylko sprawdzić pkt 7 i 11 w/w protokołu z Oceny Realizacji z dnia 28.02.2017r.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie:

Wersja ta [przewodnika „Wokół komina – ekspedycja Głomia”] nie była przekazywana / udostępniona i nie była umieszczana na stronie internetowej.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie:

Prosimy o wyjaśnienie zaistniałej sytuacji : czy Urząd Miasta Złotów otrzymał jedną sztukę czy dwie sztuki płyty DVD. (…) Nieprawda jest ,że Urząd Miasta z Złotów otrzymał 1 szt. nośnika - płyty DVD z utworem wg protokołu 13.01.2017r., ponieważ 2 zadania są na płytce , co poświadczył pan Piotr Jeske. Osoby , które podpisały się jako przekazujący i odbierający poświadczyły nieprawdę.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie:

1. Czy porozumienie z dnia 30.08.2016 pomiędzy ZKE a Nadleśnictwem Złotów jest zgodne z wyżej przywołaną ofertą ( załącznik nr 3 do oferty ). (…) A zatem nie wiemy jaki jest całkowity koszt mapy, co ma wpływ na dalsze działania tj. przekazania całości praw autorskich majątkowych odnośnie opisanej mapy ( zwanej „utworem”).(…)

3. Przekazania tych praw dokonano w dniu 13.01.2017 na rzecz Gminy Miasto Złotów , czy w tym jest udział osób trzecich.

4. W porozumieniu ( zał. Nr 3 do oferty ) Nadleśnictwo Złotów nie wyceniło nieodpłatnie przekazanych usług na rzecz ZKE , dotyczy pkt.3 poz.1 – 5 jak jest forma prawna Nadleśnictwa Złotów i czy taka darowizna powinna być wykazana w przedłożonej ofercie.

5.Mapa do „ orienteeringu Gminy Miasto Złotów” została przekazana – w całości autorskich praw majątkowych na rzecz Gminy Miasto Złotów.

Pytanie czy:

wartość mapy powinna być zaewidencjonowana w Gminie Miasto Złotów?

jak ma być wyceniona ( patrz Protokół przekazania praw pkt.5 )

jak należy rozumieć pkt c. w/w przekazania tj. w zakresie cyt. „publiczne wystawianie i wyświetlanie LOGO…itd. przez Gminę Miasto Złotów (zleceniodawca)

Czyjego LOGO to dotyczy: ZKE, Nadleśnictwa Złotów i Gmina Miasto Złotów

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie:

- pkt 7 – jak wynika z przedłożonych dokumentów bieg inauguracyjny odbył się 08.10.2016r. natomiast wykonanie- wydruk mapy, dystrybucja mapy na bieg , montaż drewnianych słupków, zakup lampionów i perforatorów odbył się 20-29.12.2016r. Wg Słownika PWN, Inauguracja (łac. inauguratio) to rozpoczęcie, zapoczątkowanie, uroczyste otwarcie czegoś. Powyższe budzi wątpliwość Komisji Rewizyjnej.

Odpowiedź:

Zarzut/pytanie:

Brak jakiegokolwiek potwierdzenia kto otrzymał lub gdzie się znajduje 280 szt. mapek. (500-220).

Odpowiedź:

Odpowiedź radcy prawnego

Sz. P. Mariola Wegner
Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej
Rady Miejskiej w Złotowie

W nawiązaniu do przedłożonych przez Panią w imieniu Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Złotowie zapytań prawnych odnośnie złożonej przez stowarzyszenie „Złotowski Korpus Ekspedycyjny”, zwane w dalszej części „Stowarzyszeniem”, oferty na realizację zadania publicznego pod nazwą „Zielony Punkt Kontrolny – Złotów” oświadczam i wyjaśniam, co następuje:

Stowarzyszenie dołączyło do oferty złożonej Burmistrzowi Miasta Złotowa na realizację przedmiotowego zadania porozumienie z dnia 30 sierpnia 2016 r. zawarte z „Nadleśnictwem Złotów”. Na wstępie zaznaczyć należy, że w przedłożonej ofercie Stowarzyszenie nie wskazało, iż występuje wspólnie z innym partnerem przy realizacji zadania. Złożona oferta nie jest zatem ofertą wspólną. Porozumienie reguluje kwestie przygotowawcze do czynności wykonania zadania przez Stowarzyszenie. W treści porozumienia Nadleśnictwo zobowiązało się do udzielenia pomocy Stowarzyszeniu przy realizacji zadania, m.in. poprzez udostępnienie „części mapy do orienteeringu”. Podkreślenia wymaga, iż przedmiotowe porozumienie nie może w żaden sposób stanowić o prawach i obowiązkach Gminy Miasto Złotów, gdyż nie jest ona jego sygnatariuszem (z tego względu bezskuteczny jest przepis pkt 9 nakładającego obowiązki w zakresie utrzymania i serwisowania przedmiotu zadania). Dołączenie porozumienia w sprawie współpracy, wobec złożenia przez Stowarzyszenie oferty indywidualnej, nie było konieczne, natomiast stanowi on opis realizowania przez oferenta poszczególnych czynności prowadzących do realizacji całości zadania i stanowi, np. w aspekcie opracowania mapy, uzasadnienie do wartości ponoszonych kosztów. Porozumienie jest zgodne z treścią oferty (zakres zadania, opis czynności prowadzących do jego realizacji, oznaczenie Gminy Miasto Złotów jako wyłącznego dysponenta autorskich praw majątkowych do utworu powstałego w wyniku realizacji zadania), przy czym należy zaznaczyć, iż prawa i obowiązki Stowarzyszenia w relacji z Gminą Miasto Złotów w zakresie realizacji zadania reguluje wyłącznie umowa o udzielenie dotacji, a zatem porozumienie ma charakter wewnętrzny – w relacji Stowarzyszenie – Nadleśnictwo Złotów (a właściwe Skarb Państwa – Lasy Państwowe - Nadleśnictwo Złotów).
  W ramach procedury realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową w trybie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie jest konieczne określenie wartości powstałego i przekazanego, w ramach zawartej umowy o udzielenie dotacji, majątku. Kwestie związane z określeniem jego wartości dla celów rachunkowych regulują odrębne przepisy – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i wydane na jej podstawie akty wykonawcze. Odnośnie badania należytego wykonania umowy istotne jest czy przedmiot umowy został zrealizowany i jakie były faktyczne koszty jego realizacji (w powiązaniu ze sposobem ich wydatkowania).
  W ramach zawartej w dniu 19 września 2016 r. umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego nr RL-OP.524.56.2016 (PSRT) (umowy o udzielenie dotacji) Stowarzyszenie zobowiązało się do posiadania w dniu 31 grudnia 2016 r. całości autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w wyniku realizacji zadania i przekazania ich Gminie Miasto Złotów. (§ 3 umowy). Przytoczony przepis dotyczy całości świadczenia Stowarzyszenia, a zatem mapy do orienteeringu w jej ostatecznym, pełnym kształcie. Ewentualny udział w prawach autorskich podmiotu trzeciego miał zatem zostać przeniesiony we wskazanym terminie na Stowarzyszenie, które w całości cedowało następnie takie prawo na rzecz dotującego. Na marginesie należy zaznaczyć, że nie było i nie jest wymagane, aby Stowarzyszenie dokumentowało Gminie Miasto Złotów uregulowanie przeniesienia praw autorskich na Stowarzyszenie w sytuacji, gdy utwór nie został w całości stworzony przez Stowarzyszenie.
  Przedłożona oferta na realizację przedmiotowego zadania nie była ofertą wspólną. Z uwagi na to brak było wymogu dołączania porozumienia z dnia 30 sierpnia 2016 r. do oferty (zostało ono dołączone z inicjatywy własnej Stowarzyszenia jako potwierdzenie gotowości do jego realizacji). Kwestia wyceny udzielonych przez Nadleśnictwo Złotów świadczeń Stowarzyszeniu stanowi w tym zakresie sprawę wewnętrzną stron podpisujących porozumienie. Ze strony Gminy Miasto Złotów istotne bowiem było właściwe wypełnienie przez Stowarzyszenie oferty na realizację zadania i określenie w tym dokumencie zasad jego finansowania (w części kosztorysowej). Nadmienić w tym miejscu należy, iż do złożenia przez Stowarzyszenie oferty, zawarcia umowy i wykonania przedmiotowego zadania zastosowanie miały przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (na podstawie art. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o fundacjach). Na podstawie przepisów tego rozporządzenia wskazać należy, że nie było konieczne w ramach oferty indywidualnej ani określanie usług czy też świadczeń rzeczowych udostępnianych oferentowi przez podmiot trzeci, ani też ich wycena. Ponadto wskazać należy, że w ramach ówcześnie obowiązującej regulacji prawnej dopuszczalne było (ale nie było obowiązku w tym zakresie) wniesienie wkładu rzeczowego przez oferenta, jednak nie było dopuszczalne ujęcie go w kalkulacji kosztów.

Nadleśnictwo, zgodnie z art. 32 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach stanowi jednostkę organizacyjną Lasów Państwowych. Lasy Państwowe zaś jako państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej reprezentują Skarb Państwa w zakresie zarządzanego mienia (art. 32 ust. 1 ustawy o lasach). Wedle zaś art. 35 ust. 1 ustawy o lasach nadleśniczy prowadzi samodzielnie gospodarkę leśną w nadleśnictwie na podstawie planu urządzenia lasu oraz odpowiada za stan lasu, w tym w szczególności reprezentuje Skarb Państwa w stosunkach cywilnoprawnych, w zakresie swojego działania.
  Zagadnienie kwalifikacji i ujęcia w księgach rachunkowych autorskich praw majątkowych regulują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 lit. a ustawy o rachunkowości ilekroć w tej ustawie jest mowa o wartościach niematerialnych i prawnych rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17, nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje. Zgodnie zaś z art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości ilekroć w tej ustawie jest mowa o aktywach - rozumie się przez to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.

W literaturze wskazuje się, iż z ustawy o rachunkowości wynika, że dla uznania poszczególnych tytułów praw majątkowych za składnik aktywów jednostki, a w konsekwencji do ujęcia ich w księgach rachunkowych i wykazania w sprawozdaniu finansowym (bilansie) jednostki, powinny zostać spełnione warunki określone w art.3 ust. 1 pkt 12 i 14 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 12 tej ustawy powinny być to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Natomiast przez wartości niematerialne i prawne rozumie się – zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości – nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje i koncesje. Ustawa o rachunkowości posługuje się pojęciem autorskich praw majątkowych, lecz go nie definiuje. Dlatego też w tym zakresie wskazane jest odwołanie się do definicji autorskich praw majątkowych zawartej w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych. (...) Jeżeli natomiast warunki dla uznania zakupionych od twórców dzieł (utworów) za wartości niematerialne i prawne nie zostały spełnione, to poniesione nakłady na ich nabycie powinny zostać odniesione bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej (tak, na przykładzie instytucji kultury: „Zeszyty Metodyczne Rachunkowości” nr 8 (368) („Autorskie prawa majątkowe w księgach instytucji kultury”, dostęp: http://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,1,301,174737,autorskie-prawa-majatkowe-w-ksiegach-instytucji-kultury.html)

W tym stanie rzeczy ewentualne kwestie ujęcia prawa autorskich majątkowych do utworu, a następnie jego wyceny, w ewidencji rachunkowej zależne jest od tego, czy zostały spełnione wyżej opisane przesłanki, a zatem m.in. od tego czy Gmina Miasto Złotów przewiduje osiąganie w przyszłości wpływów korzyści ekonomicznych związane z posiadaniem i używaniem utworu.

Zapis w regulacji umownej (powtórzony w protokole przekazania praw) w zakresie pól eksploatacji odnośnie umieszczenia logo dotyczy możliwości umieszczenia na nośnikach utworu logo Gminy Miasto Złotów.